E-learning vrijwilligers werven

Wat is de beste en snelste manier om nieuwe vrijwilligers te vinden? Wat heb je daarvoor nodig? Met deze e-learning leer je dit, en meer in zes handige stappen.

Leestijd: 30 minuten

een wervingsplan in Zes stappen

In deze e-learning delen we het werven van vrijwilligers op in zes handige stappen. Aan het eind van deze zes stappen heb je een compleet wervingsplan. Misschien is niet iedere stap van toepassing of heb je die al gezet. Dat is fijn, want dan kun je die gewoon overslaan.

1. wat is je doel?

Elk goed plan begint met een doel. Maak ze zo concreet mogelijk en meetbaar, bijvoorbeeld: 'Binnen drie maanden wil ik 8 nieuwe vrijwilligers in de leeftijdscategorie 45 tot 50 jaar vinden voor project X.'

Dit helpt je om doelgericht aan de slag te gaan, te meten of je op koers loopt, bij te sturen waar nodig én te kunnen evalueren.

Misschien ga je het niet halen, maar dat is niet erg. Shoot for the stars and land on the moon, volgens dit mooie Engelse spreekwoord. En ook van de dingen die niet werken, leer je hoe het wellicht wél moet.

Tip: zijn de taken zoals je die geformuleerd hebt nog 'van deze tijd'? Zou jij er zelf op reageren? En je buurvrouw of neefje? Misschien is het mogelijk om meer flexibiliteit te bieden. Want te weinig flexibiliteit is de grootste drempel tot vrijwilligerswerk. Doe eens een gedachtenexperiment: zou je ook maar 1x in de maand iets kunnen doen? Door je taken aan te passen, kun je je doel vaak ook aanscherpen of verhogen.

2. wie zoek je?

Begin met dromen. Wie zou jouw ideale vrijwilliger zijn? Denk aan: interesses, eigenschappen, leeftijd en meer. Dit noemen we een persona (of misschien heb je wel meerdere persona's) en dit helpt je bij de volgende stap.

Nu je een persona hebt, vul je dit aan met de vereisten:

Welke vaardigheden of diploma's zijn écht vereist? Daag je zelf hier uit: is het écht nodig of gewenst? Kun je het leren of moet het er al zijn? Realiseer je: hoe meer eisen, hoe kleiner je kans op een match.
Is er een leeftijdsgrens?
Denk ook aan mobiliteit, taal etc.

Tip: Persona's helpen je concreet te maken wat je zoekt, zodat je straks makkelijker de juiste persoon kunt aanspreken. Maar vergeet niet om open te staan voor iedereen die zijn tijd en talent voor jou wil inzetten!

doelgroep

Wij willen meer jongeren werven, hoe doen we dat?

Jong geleerd is oud gedaan. Gezien de jeugd de toekomst is gieten we maar al te graag vrijwilligerswerk met de paplepel naar binnen. Toch heeft de werving van een nieuwe, jongere doelgroep toch een andere aanpak nodig dan dat je (waarschijnlijk) bent. De simpele reden hierachter: soort zoekt soort. Wanneer er bij jouw club, vereniging of organisatie voornamelijk mensen van een andere leeftijdsgroep actief zijn, is de kans kleiner dat jongeren snel aanhaken. Toch zijn er manieren om hier op in te spelen. Jongeren kiezen namelijk vaak voor flexibele klussen, snel resultaat en houden van inspraak kunnen geven. Vraag jezelf af of dit mogelijk is binnen jullie club. Mocht dit niet het geval zijn, focus je op de mogelijkheden binnen de huidige doelgroep en vraag jezelf af waar hier nog speelruimte is om de groep te vergroten.

Wil jij toch graag de jonge generatie aan de slag hebben wij je organisatie, bekijk dan ook eens de mogelijkheden om mee te doen aan bijvoorbeeld een MDT project of een stage. Dit zijn mooie manieren om de jongeren op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met vrijwilligerswerk in het algemeen én jullie organisatie. Investeer wat extra tijd en liefde in de begeleiding en waardering van de jongeren en maak ze fan van jullie mooie organisatie. Een mooie kans om hen in te zetten als kanaal voor de werving van nog meer jonge vrijwilligers.

Aan de slag met het werven van jongeren? Download hier de toolkit die wij hebben gemaakt met marketingmaterialen die je kunnen helpen

5 tips om meer jongerenproof te zijn

Speel in op de belevingswereld van jongeren. Kijk naar welke thema’s er op dit moment spelen waar je op kan inhaken. Jongeren denken namelijk vaak op macro en micro niveau: de wereld groener maken (macro) of een klasgenoot met ziekte helpen (micro)
Beschrijf What's in it for them? Denk na over 'een beloning' en wees daar ook concreet over. Denk aan: een aanbeveling op LinkedIn, een referentie op hun CV, studiepunten, een eervolle vermelding, een aantekening op een rapport
Communiceer duidelijk wat je verwacht van een ander. Dat geldt voor elke vrijwilliger maar zeker voor jongeren die weinig werkervaring hebben. Denk aan afspraken nakomen, wederzijdse verantwoordelijkheden, taken, werkproces, feedback etc. Wees ook concreet over wat het nut van de klus is en wat het werk hen persoonlijk oplevert
Zet de jongeren in hun kracht. Super belangrijk: jongeren willen hier graag meedenken, meedoen en meemaken. Gebruik deze power door jongeren te laten denken over wat zíj zouden willen veranderen in hun wereld en hoe zij denken dat dat moet gebeuren.
Vaak is een 'project' basis, met een vastgelegd begin en einde, een aantrekkelijke werkvorm voor jongeren. Zo weten ze waar ze aan toe zijn (en belangrijk: wanneer ze 'klaar' zijn)

Opdracht: beschrijf jouw droomvrijwilliger: Je krijgt pas echt een beeld van jouw doelgroep als je het visueel maakt. Wanneer je een beeld hebt van jouw doelgroep dan weet je nog beter hoe je diegene moet aanspreken. Schrijf het op, zoek er een plaatje bij en jouw persona is gevormd! Probeer deze persoon zo echt mogelijk te maken en je goed in te leven in wat hij of zij doet, welke drijfveren hij of zij heeft en waar hij of zij te vinden is.

ert

3. wat heb je te bieden?

Nu is het tijd om je te verplaatsen in jouw droomvrijwilliger. Stel jezelf de vraag: 'Waarom zou mijn droomvrijwilliger bij mij aan de slag gaan?'

Pessimistisch denken kan je hier ook helpen. Wat kan mijn droomvrijwilliger belemmeren om zich aan te melden? Welke twijfels heeft deze persoon? Hint: de angst om te veel tijd kwijt te zijn, te weinig tijd eraan te kunnen besteden en beloftes niet na te kunnen komen, het spannend vinden om op een onbekende plek of met onbekende mensen te beginnen en de angst om niet te kunnen stoppen komen veel voor. Dus bedenk hoe je die kunt tackelen. Vaak helpt het om de vrijheidsgraden, flexibiliteit, begeleiding, evaluatie en wat nog meer van toepassing is te benoemen. Of nog beter: deel een ervaringsverhaal van een huidige vrijwilliger!

In het artikel op The Happy volunteer vind je meer tips hoe je hierop kunt inspelen.

Lees artikel

4. HOE BENADER JE DE DOELGROEP?

Om te zorgen dat je oproep straks bij zoveel mogelijk droomvrijwilligers terecht komt, selecteer je de bij je persona passende kanalen en middelen.

Waar bevind die ideale vrijwilliger van jou zich? Een paar voorbeeld kanalen:

Via via (via collega's, vrijwilligers, cliënten etc.)
Je eigen werkplek én website
Social media
'Intermediairs' zoals de vrijwilligerscentrale, een vrijwilligersplatform, buurtplatform of marktplaats
Kranten, lokale folders en uitgaves
Openbare informatie plekken zoals de bieb, gemeentehuis, wachtruimtes zorg etc.
Evenementen, beurzen of lokale markten
Online advertenties (Google, social media)

Vervolgens kies je de middelen uit die bij jouw gekozen kanalen passen:

Flyers
Posters
Online teksten
Video's
(je kunt het zo gek maken als je wil hier!)

Tip: Gebruik de beste combinatie voor jou op dit moment. Dat kan dus wisselen in de tijd. Onze favorieten zijn via via (koppel er een grappige beloning aan), je eigen site en social media en de intermediairs zoals Wijkersvoorelkaar, die vaak een groot bereik hebben.

doelgroep

5. de boodschap

Nu je weet wat je zoekt en wat je te bieden hebt, is het tijd om dit in een onweerstaanbare communicatieboodschap te gieten waar jouw droomvrijwilliger zich meteen door voelt aangesproken.

Omdat beeld vaak meer zegt dan 1.000 woorden. Dus start met beeld wat het beste past en emotie oproept. Tip: heb je geen eigen materiaal? Bekijk de gratis foto- en videobanken zoals Unsplash en Pexels

Daarna is het tijd de tekst. Een paar algemene tips:

Begin je tekst met het beantwoorden van de 'waarom' vraag: waarom zou een vrijwilliger bij jou het verschil moeten komen maken?
Omschrijf concreet wat je zoekt. Vertel het zoals je het tegen je buurman zou vertellen, dat helpt om je taalgebruik warm én begrijpbaar te houden.
Ondervang de begin-angst en benoemd hoe vaak en wanneer (en de flexibiliteit hierin) je iemand vraagt
De voordelen van het vrijwilligerswerk en je organisatie mag je natuurlijk ook niet vergeten
En sluit af met hoe mensen kunnen reageren. Heel voor de hand liggend maar dit wordt nog wel eens vergeten!

Naast de inhoud, is ook schrijfstijl belangrijk. Stem je woordkeuze en zinsbouw af op je persona. Tip: met deze website ontdek je of jouw teksten B1 zijn.

MEER SCHRIJFTIPS

vergeet je netwerk niet!

De beste wervingstruc is nog steeds via via. Via collega's, vrijwilligers, leden en cliënten. Onderzoek toonde namelijk aan dat gevraagd worden dé manier is waarop de meeste vrijwilligers zijn gestart. En natuurlijk kunnen je huidige vrijwilligers als beste vertellen waarom het bij jullie zo leuk is.

En misschien kun je het nog wel iets oprekken. Vraag je hele netwerk (iedereen die op een bepaalde manier betrokken is of jullie een warm hart toedraagt) om een me te denken, een nieuwsbrief door te sturen of een poster op te hangen #durftevragen.

6. Hoe gaan we aan de slag?

Met je wervingsdoel, doelgroep, boodschap en middelen kun je nu de activiteiten in kaart brengen. Ga je een open dag organiseren? Je vacatures op je website en Wijkersvoorelkaar zetten? En een interview in het lokale krantje publiceren?

Wat past en kan hangt natuurlijk af van je middelen: tijd en budget. Hanteer het Pareto principe of de 80-20 regel: 80% van je resultaat wordt door 20% van je tijd veroorzaakt. Dus start met de activiteiten die je met de minste tijd/geld het meeste gaan opleveren.

Alle voorgenomen acties kun je nu in een schema zetten, wat je wervingsplan vormt:

Welke acties gaan er uitgevoerd worden, inclusief eventuele herhalingen, evaluatie, bijsturing etc.
Taakverdeling: wie bereidt voor, wie voert uit, wie is betrokken/verantwoordelijk
Tijdsplanning: wanneer gebeurt er wat (en is afhankelijk van elkaar)

Vergeet niet het budget mee te nemen!

Tip: Vergeet in je wervingsplan niet hoe je de reacties gaat opvolgen die straks natuurlijk gaan binnenstromen ;-). Waar komen ze binnen? Wie coördineert en pakt op? Er is niks zo demotiverend als reageren op een vrijwilligerswerkvacature en vervolgens geen reactie meer krijgen...

sxvx

tot slot: koester die vrijwilligers

Als je gaat werven, wil je natuurlijk niet dat je inspanningen na een korte tijd teniet gedaan wordt omdat vrijwilligers snel stoppen. Zorg dus goed voor je bestaande vrijwilligers met aandacht en waardering. Van een snelle 'hoe is het nou' tot een lief gratis kaartje als iemand er een tijdje is, het kost vaak niks (ook nauwelijks tijd) maar levert heel veel op.

Het vrijwilligerslandschap verandert continue. Gelukkig zijn er veel organisaties die deze veranderingen nauwlettend in de gaten houden. Zorg dat je up to date blijft van alles wat er speelt, zodat jij nog beter aansluiting kan vinden met je vrijwilligers. Onderstaande onderzoeken, verslagen en toolkit kunnen je nog helpen bij de werving van nieuwe vrijwilligers.

trendrapport vrijwilligerswerk

NLvoorelkaar onderzoekt samen met de Prof. dr. Lucas Meijs van de Erasmus Universiteit jaarlijks de nieuwste trends op het gebied van vrijwilligerswerk, vrijwillige inzet, zelfredzaamheid en eenzaamheid.

Download trendrapport

vrijwilligersbeleid en - management

De geworven vrijwilligers wil je behouden. NOV verzamelt alle informatie over vrijwilligersbeleid en management.

Meer over vrijwilligersbeleid

toolkit jongenproof

Of je nou al een ervaren jongeren werker bent of nog moet beginnen, met deze toolkit heb je extra tips, materialen en handvaten voor het werven van jongeren voor vrijwilligerswerk.

Download toolkit

kunnen we je helpen?

Op Wijkersvoorelkaar zit je goed: we ondersteunen je graag door je makkelijk, snel en effectief in contact te brengen met alle vrijwilligers in je buurt.

Op ons platform kun je o.a.:

Gratis vrijwilligersvacatures plaatsen
Makkelijk de beste vrijwilligers zoeken en vinden
Informatie en tips vinden over het werken met vrijwilligers

Lees meer